|
|
|
Liên kết Website
Chính Phủ Văn bản quy phạm pháp luật UBND huyện, thị xã UBND các xã, thị trấn
| | |
|
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ   Ngày cập nhật 20/11/2018
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT HỒ SƠ
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
|
QUY TRÌNH
|
Mã số QT 02 ISO
Ban hành lần: 01
Ngày: 30/10/2018
|
|
|
<Quy trình kiểm soát hồ sơ>
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
Kiểm soát hồ sơ
(Ban hành kèm theo Quyết định số2956/QĐ-UBND ngày 30/10/2018)
I. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Quảng Điền
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện Quảng Điền
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
- Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.
Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc UBND huyện Quảng Điền
- ĐDLĐ hoặc QMR: Đại diện lãnh đạo
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
- Bộ phận TNTKQ: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
- Bộ phận HC-TH: Bộ phận Hành chính - Tổng hợp.
- Phòng/Ban chuyên môn: phòng, ban chuyên môn trực thuộc các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính theo lĩnh vực được phân công.
- TTHC: thủ tục hành chính.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1
|
Yêu cầu lưu hồ sơ:
- Cán bộ, công chức sau khi thực hiện công việc xong cần lưu hồ sơ
|
Cán bộ/ Công chức
|
|
|
|
2
|
Lập danh mục lưu hồ sơ
QMR và các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ của đơn vị (QT-ISO-02/BM 01- Danh mục hồ sơ) theo mục 6 của mỗi quy trình, hướng dẫn. Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu, trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp.
|
Các bộ phận
|
|
QT-ISO-02/BM 01
|
|
3
|
Mượn trả hồ sơ:
Khi đơn vị khác có nhu cầu mượn hồ sơ, sau khi được trưởng đơn vị đồng ý, người cho mượn lập Sổ theo dõi mượn trả hồ sơ (QT-ISO-02/BM 01) và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại.
|
|
|
QT-ISO-02/BM 02
|
|
4
|
Hủy hồ sơ
Vào tháng 12 hàng năm, trưởng đơn vị xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ cần huỷ bỏ, lập Biên bản hủy hồ sơ (QT-ISO-02/BM 03). Trưởng đơn vị quyết định thêm thời gian lưu trữ các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ nếu thấy cần thiết.
Phương pháp hủy: xé, đốt, tái sử dụng hoặc tái chế tùy tính chất từng loại hồ sơ.
|
|
|
QT-ISO-02/BM 03
|
VI. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên Biểu mẫu
|
-
|
QT-ISO-02/BM 01
|
Danh mục hồ sơ
|
-
|
QT-ISO-02/BM 02
|
Sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ
|
-
|
QT-ISO-02/BM 03
|
Hủy hồ sơ
|
VII. LƯU TRỮ
|
TT
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận lưu trữ
|
-
|
|
Danh mục hồ sơ
|
QT-ISO-02/BM 01
|
05 năm
|
|
-
|
|
Sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ
|
QT-ISO-02/BM 02
|
|
|
-
|
|
Hủy hồ sơ
|
QT-ISO-02/BM 03
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
VIII. PHỤ LỤC
|
TT
|
Mã số
|
Tên biểu mẫu
|
-
|
QT-ISO-02/BM 01
|
Danh mục hồ sơ
|
-
|
QT-ISO-02/BM 02
|
Sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ
|
-
|
QT-ISO-02/BM 03
|
Hủy hồ sơ
|
Tập tin đính kèm: Các tin khác |
|
|
|
| Thống kê truy cập Truy câp tổng 17.186.608 Truy câp hiện tại 113 |
|