|
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
|
QUY TRÌNH
|
Mã số QT01 ISO
Ban hành lần: 01
Ngày: 30/10/2018
|
|
|
Kiểm soát tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
<Kiểm soát tài liệu>
(Ban hành kèm theo Quyết định số2956/QĐ-UBND ngày 30/10/2018)
I. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Quảng Điền
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện Quảng Điền
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
- Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của UBND huyện Quảng Điền liên quan đến HTQLCL.
- Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.
- Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu UBND huyện Quảng Điền cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.
-
Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc UBND huyện
-
ĐDLĐ hoặc QMR: Đại diện lãnh đạo
-
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
- Bộ phận TNTKQ: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
- Bộ phận HC-TH: Bộ phận Hành chính - Tổng hợp.
- Phòng/Ban chuyên môn: phòng, ban chuyên môn trực thuộc các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính theo lĩnh vực được phân công.
- TTHC: thủ tục hành chính.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Nguyên tắc chung
a) Quy định về hình thức tài liệu
Hình thức các Quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Quảng Điền được quy định giống trang 1 và trang 2 của tài liệu này. Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm:
- Trang bìa: nội dung giống trang 1.
- Trang thứ hai: Theo dõi tình trạng sửa đổi tài liệu, trang này ghi nhận những sự thay đổi của tài liệu trong những lần sửa đổi và ban hành lại.
- Các trang tiếp theo ghi nhận nội dung cụ thể của các quy trình. Hình thức trình bày giống nội dung quy trình này.
b) Hệ thống ký hiệu mã số tài liệu
-Sổ tay chất lượng: Ký hiệu là STCL.
-Mã số quy trình: QT-AB-CD
-
QT là chữ viết tắt của chữ Quy trình;
-
AB là tên lĩnh vực
-
CD là số thứ tự của quy trình từ 01- n.
Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT-ISO-01
Mã số biểu mẫu: QT-AB-CD/BM XY
-
BM là chữ viết tắt của chữ Biểu mẫu;
-
XY là số thứ tự của biểu mẫu từ 01 - n.
Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT-ISO-01 có biểu mẫu QT-ISO-01/BM 02. Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài.
V.2. Diễn giải
V.2. 1. Kiểm soát tài liệu nội bộ
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1
|
Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu
Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành.
Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.
|
Cán bộ, Công chức
|
Thường xuyên
|
QT-ISO-01/BM 01
|
|
2
|
Thiết lập/Sửa đổi tài liệu
Thiết lập, sửa đổi tài liệu theo nhu cầu.
|
Cán bộ, Công chức được phân công
|
Thường xuyên
|
|
|
3
|
Xem xét và phê duyệt:
ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.
-
Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo huyện phê duyệt.
-
Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất.
Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:
|
TT
|
Loại tài liệu
|
Thẩm quyền xem xét
|
Thẩm quyền phê duyệt
|
|
1
|
Sổ tay chất lượng
|
ĐDLĐ
|
Lãnh đạo
|
|
2
|
Quy trình hệ thống, quy trình nội bộ
|
ĐDLĐ
|
Lãnh đạo
|
|
3
|
Quy trình tác nghiệp
|
Trưởng bộ phận hoặc Phó chủ tịch phụ trách
|
Lãnh đạo
|
|
Lãnh đạo
|
Thường xuyên
|
|
|
4
|
Lập danh mục, theo dõi tình trạng; Phân phối tài liệu; Thu hồi tài liệu:
- Văn thư UBND huyện cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo QT-ISO-01/BM 02 để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong UBND huyện và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo UBND huyện
- Văn thư phô tô, đóng dấu kiểm soát và phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo QT-ISO-01/BM 03.
- Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo UBND huyện Quảng Điền, Văn thư thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 và phân phối tài liệu hiện hành nhất (Các tài liệu lỗi thời phải được gạch chéo ở trang đầu của tài liệu)
|
Văn thư
|
Thường xuyên
|
QT-ISO-01/BM 02
QT-ISO-01/BM 03
|
|
5
|
Lưu giữ và bảo quản
Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo QT-ISO-01/BM 02.
Các đơn vị lưu giữ và bảo quản tài liệu trong cặp file, folder theo hình thức tại biểu mẫu QT-ISO-01/BM 05.
|
Các bộ phận liên quan
|
Thường xuyên
|
QT-ISO-01/BM 02
QT-ISO-01/BM 05
|
V.2. 2. Kiểm soát tài liệu bên ngoài
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1
|
Thu thập các tài liệu có liên quan
Mọi cán bộ, công chức khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ
|
Cán bộ, Công chức
|
Thường xuyên
|
QT-ISO-01/BM 04
QT-ISO-01/BM 03
QT-ISO-01/BM 03
|
|
2
|
Lập danh mục, theo dõi tình trạng; Phân phối tài liệu; Thu hồi tài liệu:
- Văn thư lập QT-ISO-01/BM 04 của UBND huyện Quảng Điền đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các đơn vị và các cá nhân liên quan theo QT-ISO-01/BM 03.
- Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn thư thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào QT-ISO-01/BM 03 và phân phối tài liệu hiện hành nhất.
Các tài liệu lỗi thời phải được gạch chéo ở trang đầu của tài liệu.
|
|
|
QT-ISO-01/BM 04
QT-ISO-01/BM 05
|
|
3
|
Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo QT-ISO-01/BM 04 để sử dụng ở đơn vị mình.
Các đơn vị lưu giữ và bảo quản tài liệu trong cặp file, folder theo hình thức tại biểu mẫu QT-ISO-01/BM 03
|
|
|
QT-ISO-01/BM 04
QT-ISO-01/BM 05
|
VI. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên Biểu mẫu
|
-
|
QT-ISO-01/BM 01
|
Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu
|
-
|
QT-ISO-01/BM 02
|
Danh mục tài liệu nội bộ
|
-
|
QT-ISO-01/BM 03
|
Phân phối tài liệu
|
-
|
QT-ISO-01/BM 04
|
Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
|
-
|
QT-ISO-01/BM 05
|
Hình thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ
|
VII. LƯU TRỮ
|
TT
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận lưu trữ
|
-
|
|
Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu
|
QT-ISO-01/BM 01
|
05 năm
|
|
-
|
|
Danh mục tài liệu nội bộ
|
QT-ISO-01/BM 02
|
|
|
-
|
|
Phân phối tài liệu
|
QT-ISO-01/BM 03
|
|
|
-
|
|
Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
|
QT-ISO-01/BM 04
|
|
|
-
|
|
Hình thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ
|
QT-ISO-01/BM 05
|
|
|
VIII. PHỤ LỤC
|
TT
|
Mã số
|
Tên biểu mẫu
|
-
|
QT-ISO-01/BM 01
|
Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu
|
-
|
QT-ISO-01/BM 02
|
Danh mục tài liệu nội bộ
|
-
|
QT-ISO-01/BM 03
|
Phân phối tài liệu
|
-
|
QT-ISO-01/BM 04
|
Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
|
-
|
QT-ISO-01/BM 05
|
Hình thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ
|