Tìm kiếm tin tức
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Ngày cập nhật 20/11/2018

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

 

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG ĐIỀN

QUY TRÌNH

Mã số QT01 ISO

Ban hành lần: 01

Ngày:  30/10/2018

 

 

Kiểm soát tài liệu

 
 
 

 

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI

Ngày tháng

Trang/Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung thay đổi

Lần ban hành/sửa đổi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

 

 

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG ĐIỀN

      CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

 

QUY TRÌNH

<Kiểm soát tài liệu>

(Ban hành kèm theo Quyết định số2956/QĐ-UBND ngày 30/10/2018)

 

 
 

 

 

 

 

I. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật -  thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Quảng Điền

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện Quảng Điền

III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

- Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của UBND huyện Quảng Điền liên quan đến HTQLCL.

- Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.

- Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu UBND huyện Quảng Điền cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.

  • Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc UBND huyện
  • ĐDLĐ hoặc QMR: Đại diện lãnh đạo      
  • HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

- Bộ phận TNTKQ: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

- Bộ phận HC-TH: Bộ phận Hành chính - Tổng hợp.

- Phòng/Ban  chuyên môn: phòng, ban chuyên môn trực thuộc các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính theo lĩnh vực được phân công.

- TTHC: thủ tục hành chính.

V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

V.1. Nguyên tắc chung

a) Quy định về hình thức tài liệu

            Hình thức các Quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Quảng Điền được quy định giống trang 1 và trang 2 của tài liệu này. Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm:

       - Trang bìa: nội dung giống trang 1.

- Trang thứ hai: Theo dõi tình trạng sửa đổi tài liệu, trang này ghi nhận những sự thay đổi của tài liệu trong những lần sửa đổi và ban hành lại.

- Các trang tiếp theo ghi nhận nội dung cụ thể của các quy trình. Hình thức trình bày giống nội dung quy trình này.

b) Hệ thống ký hiệu mã số tài liệu

-Sổ tay chất lượng: Ký hiệu là STCL.

-Mã số quy trình: QT-AB-CD

  • QT là chữ viết tắt của chữ Quy trình;
  • AB là tên lĩnh vực
  • CD là số thứ tự của quy trình từ 01- n.

            Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT-ISO-01

Mã số biểu mẫu: QT-AB-CD/BM XY

  • BM là chữ viết tắt của chữ Biểu mẫu;
  • XY là số thứ tự của biểu mẫu từ 01 - n.

Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT-ISO-01 có biểu mẫu QT-ISO-01/BM 02. Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài.

V.2. Diễn giải

V.2. 1. Kiểm soát tài liệu nội bộ

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

 

1

Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu

Khi có nhu cầu  thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành.

Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.

Cán bộ, Công chức

 

 

Thường xuyên

 

 

 

QT-ISO-01/BM 01

2

Thiết lập/Sửa đổi tài liệu

Thiết lập, sửa đổi tài liệu theo nhu cầu.

Cán bộ, Công chức được phân công

 

Thường xuyên

 

3

 Xem xét và phê duyệt:

ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.

  • Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo huyện phê duyệt.
  • Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất.

Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:

TT

Loại tài liệu

Thẩm quyền xem xét

Thẩm quyền phê duyệt

1

Sổ tay chất lượng

 

ĐDLĐ

Lãnh đạo

2

Quy trình hệ thống, quy trình nội bộ

ĐDLĐ

Lãnh đạo

3

Quy trình tác nghiệp

Trưởng bộ phận hoặc Phó chủ tịch phụ trách

Lãnh đạo

 

 

 

 

Lãnh đạo

 

 

 

 

Thường xuyên

 

4

Lập danh mục, theo dõi tình trạng; Phân phối tài liệu; Thu hồi tài liệu:

- Văn thư  UBND huyện cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo QT-ISO-01/BM 02 để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong UBND huyện và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo UBND huyện

- Văn thư phô tô, đóng dấu kiểm soát và  phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo QT-ISO-01/BM 03.

- Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo UBND huyện Quảng Điền, Văn thư thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 và phân phối tài liệu hiện hành nhất (Các tài liệu lỗi thời phải được gạch chéo ở trang đầu của tài liệu)

Văn thư

 

 

 

 

 

Thường xuyên

 

QT-ISO-01/BM 02

 

 

 

QT-ISO-01/BM 03

5

Lưu giữ và bảo quản

Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo QT-ISO-01/BM 02.

Các đơn vị lưu giữ và bảo quản tài liệu trong cặp file, folder theo hình thức tại biểu mẫu QT-ISO-01/BM 05.

Các bộ phận liên quan

 

Thường xuyên

 

QT-ISO-01/BM 02

 

QT-ISO-01/BM 05

 

V.2. 2. Kiểm soát tài liệu bên ngoài

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

 

1

Thu thập các tài liệu có liên quan

Mọi cán bộ, công chức khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ

Cán bộ, Công chức

 

 

Thường xuyên

QT-ISO-01/BM 04

 

QT-ISO-01/BM 03

 

 

QT-ISO-01/BM 03

2

Lập danh mục, theo dõi tình trạng; Phân phối tài liệu; Thu hồi tài liệu:

- Văn thư lập QT-ISO-01/BM 04 của UBND huyện Quảng Điền đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các đơn vị và các cá nhân liên quan theo QT-ISO-01/BM 03.

- Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn thư thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào QT-ISO-01/BM 03 và phân phối tài liệu hiện hành nhất.

Các tài liệu lỗi thời phải được gạch chéo ở trang đầu của tài liệu.

 

 

QT-ISO-01/BM 04

 

 

 

QT-ISO-01/BM 05

3

Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo QT-ISO-01/BM 04 để sử dụng ở đơn vị mình.

Các đơn vị lưu giữ và bảo quản tài liệu trong cặp file, folder theo hình thức tại biểu mẫu QT-ISO-01/BM 03

 

 

QT-ISO-01/BM 04

 

 

 

QT-ISO-01/BM 05

 

 

VI. BIỂU MẪU

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

  1.  

QT-ISO-01/BM 01

Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu

  1.  

QT-ISO-01/BM 02

Danh mục tài liệu nội bộ

  1.  

QT-ISO-01/BM 03

Phân phối tài liệu

  1.  

QT-ISO-01/BM 04

Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

  1.  

QT-ISO-01/BM 05

Hình thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ

 

VII. LƯU TRỮ

TT

PL

Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)

Mã số

Thời gian lưu trữ

Bộ phận lưu trữ

  1.  

 

Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu

QT-ISO-01/BM 01

05 năm

 

  1.  

 

Danh mục tài liệu nội bộ

QT-ISO-01/BM 02

 

 

  1.  

 

Phân phối tài liệu

QT-ISO-01/BM 03

 

 

  1.  

 

Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

QT-ISO-01/BM 04

 

 

  1.  

 

Hình thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ

QT-ISO-01/BM 05

 

 

 

 

VIII. PHỤ LỤC          

TT

Mã số

Tên biểu mẫu

  1.  

QT-ISO-01/BM 01

Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu

  1.  

QT-ISO-01/BM 02

Danh mục tài liệu nội bộ

  1.  

QT-ISO-01/BM 03

Phân phối tài liệu

  1.  

QT-ISO-01/BM 04

Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

  1.  

QT-ISO-01/BM 05

Hình thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ

 

 

Tập tin đính kèm:
Các tin khác
Xem tin theo ngày  
Thống kê truy cập
Truy câp tổng 6.815.698
Truy câp hiện tại 2.030