Tìm kiếm tin tức
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ
Ngày cập nhật 20/11/2018

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT HỒ SƠ

 

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG ĐIỀN

QUY TRÌNH

Mã số QT 02 ISO

Ban hành lần: 01

Ngày:  30/10/2018

 

 

<Quy trình kiểm soát hồ sơ>

 
 
 

 

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI

Ngày tháng

Trang/Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung thay đổi

Lần ban hành/sửa đổi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

 

 

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG ĐIỀN

      CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

 

QUY TRÌNH

Kiểm soát hồ sơ

(Ban hành kèm theo Quyết định số2956/QĐ-UBND ngày 30/10/2018)

 

 
 

 

 

 

 

I. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện Quảng Điền

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện Quảng Điền

III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

- Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.

Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc UBND huyện Quảng Điền

- ĐDLĐ hoặc QMR: Đại diện lãnh đạo   

- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

- Bộ phận TNTKQ: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

- Bộ phận HC-TH: Bộ phận Hành chính - Tổng hợp.

- Phòng/Ban chuyên môn: phòng, ban chuyên môn trực thuộc các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính theo lĩnh vực được phân công.

- TTHC: thủ tục hành chính.

V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

1

Yêu cầu lưu hồ sơ:

- Cán bộ, công chức sau khi thực hiện công việc xong cần lưu hồ sơ

Cán bộ/ Công chức

 

 

2

Lập danh mục lưu hồ sơ

QMR và các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ của đơn vị (QT-ISO-02/BM 01- Danh mục hồ sơ) theo mục 6 của mỗi quy trình, hướng dẫn. Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu, trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.

Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp.

Các bộ phận

 

QT-ISO-02/BM 01

3

Mượn trả hồ sơ:

Khi đơn vị khác có nhu cầu mượn hồ sơ, sau khi được trưởng đơn vị đồng ý, người cho mượn lập Sổ theo dõi mượn trả hồ sơ (QT-ISO-02/BM 01) và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại.

 

 

QT-ISO-02/BM 02

4

Hủy hồ sơ

Vào tháng 12 hàng năm, trưởng đơn vị xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ cần huỷ bỏ, lập Biên bản hủy hồ sơ (QT-ISO-02/BM 03). Trưởng đơn vị quyết định thêm thời gian lưu trữ các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ nếu thấy cần thiết.

Phương pháp hủy: xé, đốt, tái sử dụng hoặc tái chế tùy tính chất từng loại hồ sơ.

 

 

QT-ISO-02/BM 03

 

 

 

 

 

 

 

VI. BIỂU MẪU

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

  1.  

QT-ISO-02/BM 01

Danh mục hồ sơ

  1.  

QT-ISO-02/BM 02

Sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ

  1.  

QT-ISO-02/BM 03

Hủy hồ sơ

 

VII. LƯU TRỮ

TT

PL

Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)

Mã số

Thời gian lưu trữ

Bộ phận lưu trữ

  1.  

 

Danh mục hồ sơ

QT-ISO-02/BM 01

05 năm

 

  1.  

 

Sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ

QT-ISO-02/BM 02

 

 

  1.  

 

Hủy hồ sơ

QT-ISO-02/BM 03

 

 

  1.  

 

 

 

 

 

  1.  

 

 

 

 

 

 

 

VIII. PHỤ LỤC          

TT

Mã số

Tên biểu mẫu

  1.  

QT-ISO-02/BM 01

Danh mục hồ sơ

  1.  

QT-ISO-02/BM 02

Sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ

  1.  

QT-ISO-02/BM 03

Hủy hồ sơ

 

 

Tập tin đính kèm:
Các tin khác
Xem tin theo ngày  
Thống kê truy cập
Truy câp tổng 6.815.698
Truy câp hiện tại 2.192