Tìm kiếm tin tức
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
Ngày cập nhật 20/11/2018

QUY TRÌNH

ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

 

 

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG ĐIỀN

QUY TRÌNH

Mã số QT 03 ISO

Ban hành lần: 01

Ngày:  30/10/2018

 

 

Quy trình đánh giá nội bộ

 
 
 

 

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI

Ngày tháng

Trang/Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung thay đổi

Lần ban hành/sửa đổi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

 

 

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG ĐIỀN

      CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

 

QUY TRÌNH

Đánh giá nội bộ

(Ban hành kèm theo Quyết định số2956/QĐ-UBND ngày 30/10/2018)

 

 
 

 

 

 

 

I. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cách thức thực hiện chương trình đánh giá nội bộ nhằm xem xét tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng tại UBND huyện Quảng Điền

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho các hoạt động trong HTQLCL của UBND huyện Quảng Điền

III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

  • Sự KPH nặng: Sự không phù hợp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực của hệ thống chất lượng trong việc đảm bảo chất lượng của dịch vụ. Những vấn đề sau đây có thể được coi là sự không phù hợp nặng:
    • Hệ thống chất lượng hoàn toàn không đề cập đến một yêu cầu cần áp dụng trong tiêu chuẩn áp dụng.
    • Một yêu cầu trong hệ thống chất lượng hoàn toàn không được thực hiện trong thực tế hoặc được thực hiện nhưng không có hiệu quả.
    • Có nhiều sự không phù hợp nhẹ lặp lại một cách hệ thống (lặp lại qua các phòng hoặc lặp lại trong các quá trình)
    • Có sự vi phạm những yêu cầu luật định áp dụng đối với việc cung cấp dịch vụ.
  •  Sự KPH nhẹ: Về bản chất là sự không phù hợp xảy ra ngẫu nhiên, gây ảnh hưởng không nghiêm trọng trong hệ thống chất lượng. Sự không phù hợp nhẹ có thể được kết luận khi:
    • Có khuynh hướng diễn biến xấu nhưng không có hành động khắc phục hoặc phòng ngừa.
    • Yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc trong hệ thống tài liệu không được thực hiện nhất quán và liên tục.
    • Xuất hiện một vài điểm không tuân thủ theo HTQLCL đã được thiết lập tuy nhiên chỉ xẩy ra ở một hoặc một số nhỏ lượng thủ tục hành chính xử lý, không xẩy ra ở số lượng nhiều, mang tính hệ thống.
  • Các điểm lưu ý: Những khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp và không gây ảnh hưởng đáng kể tới các yêu cầu trong hệ thống chất lượng.
  • Đánh giá viên nội bộ: là cán bộ, nhân viên trải qua khoá huấn luyện về đánh giá nội bộ. Các đánh giá viên không được đánh giá công việc của mình, nhưng được phép đánh giá công việc của bộ phận của mình.

 

  • Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.
  • Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
  • HĐKPPN:      Hành động khắc phục/ Hành động phòng ngừa
  • KPH:   Không phù hợp
  • HĐKP:            Hành động khắc phục
  • HĐPN:            Hành động phòng ngừa
  • QMR:     Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

Kết quả

1

Xây dựng và phê duyệt KHĐG

-Đầu quý 1 hàng năm, QMR cùng với Công chức VPTK xây dựng CT ĐGNB theo QT-ISO -03/BM 01 và trình Lãnh đạo phê duyệt

- Hoạt động Đánh giá phải thực hiện tất cả các yêu cầu của HTQLCL và đảm bảo thực hiện ít nhất 1 cuộc đánh giá nội bộ trong một năm.

- Chương trình đánh giá phải chuyển đến các bộ phận để thực hiện  

Thư ký và QMR

 

QT-ISO -03/BM 01

2

Xây dựng và phê duyệt CTĐG:

Căn cứ chương trình đánh giá, Thư ký ISO xây dựng Kế hoạch đánh giá theo mẫu QT-ISO -03/BM 02 trình Lãnh đạo phê duyệt và gửi cho các bộ phận ít nhất trước 1 tuần

Thư ký và QMR

 

QT-ISO -03/BM 02

3

Tiến hành đánh giá:

a) Họp mở đầu

- Lãnh đạo chất lượng chủ trì cuộc họp, thành phần bao gồm: các đoàn đánh giá và các công chức chuyên môn phụ trách các lĩnh vực. Người chủ trì cuộc họp công bố Quyết định đánh giá, thông qua Kế hoạch đánh giá và nội dung cần đánh giá.

- Trưởng các đoàn đánh giá họp phổ biến phương pháp đánh giá, nội dung đánh giá và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đoàn, cử người làm thư ký ghi biên bản trong suốt quá trình đánh giá.

b) Tiến hành đánh giá

- Các chuyên gia đánh giá thực hiện đánh giá theo phạm vi và thời gian quy định trong kế hoạch. Phương pháp đánh giá thông qua:phỏng vấn, quan sát, xem xét hồ sơ, tài liệu sau đó so sánh kết quả thực hiện với các yêu cầu của các Quy trình, quy định, Quy chế, quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng. Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu theo mẫu QT-ISO -03/BM 03.

- Đối với những vấn đề phức tạp phải có sự trao đổi, hội ý trong đoàn để thống nhất ý kiến. Những điểm không phù hợp phải có bằng chứng cụ thể.

- Khi phát hiện những điểm phông phù hợp, chuyên gia đánh giá phải mở Phiếu báo cáo sự không phù hợp (phiếu CAR) theo QT-ISO -03/BM 04 và yêu cầu bộ phận được đánh giá ký xác nhận, xử lý biện pháp khắc phục và đặt thời hạn hoàn thành.

c) Xem xét kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp

- Sau khi đánh giá kết thúc, Trưởng đoàn tổ chức hội ý trong đoàn để thống nhất kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp theo QT-ISO -03/BM 05.

- Báo cáo đnáh giá phải nêu được những vấn đề phù hợp, không phù hợp, nguyên nhân dẫn đến những điểm không phù hợp và phải kết luận các Quy chế, quy định, quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp hay không với yêu cầu của tiêu chauanr ISO 9001:2008 và các tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng.

d) Họp kết thúc

- Lãnh đạo chất lượng chủ trì cuộc họp, thành phần bao gồm: Các đoàn đánh giá, các công chức chuyên môn phụ trách các lĩnh vực. Người chủ trì cuộc họp kết luận chất lượng đợt đánh giá và đưa ra giải pháp giải quyết vướng mắc trong quá trình thực hiện.

- Trưởng đoàn báo cáo kết quả đánh giá (kể cả những điểm không phù hợp). Nêu rõ tầm quan trọng và những điểm không phù hợp và giải pháp khắc phục những điểm không phù hợp (nếu có).

- Hai bên thống nhất kết quả đánh giá.

- Kết thúc đợt đánh giá Thư ký ISO ra thông báo của Lãnh đạo chất lượng và gửi cho các bộ phận thực hiện.

Đại diện Lãnh đạo chất lượng

 

 

 

 

 

QT-ISO -03/BM 03

4

Lập hồ sơ đánh giá:

Chậm nhất sau 2 ngày đánh giá, Trưởng đoàn lập bộ hồ sơ đánh giá gửi đến QMR và Chủ tịch UBND huyện, hồ  sơ bao gồm:

- Báo cáo đánh giá theo biểu mẫu QT-ISO -03/BM 05

- Phiếu yếu cầu hành động khắc phục

         Ghi chú: phương pháp ghi Phiếu yêu cầu hành động khắc phục: XX/YY/ZZ/TT ...

Trong đó: XX: Số thứ tự báo cáo sự KPH; YY số thứ tự đợt đánh giá; ZZ: ghi 2 chữ cuối cùng của năm; TT tên viết tắt của bộ phận.

Kết quả đánh giá nội bộ được báo cáo với QMR và Lãnh đạo cao nhất của UBND huyện và chuyển chó các bộ phận có liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thời dự kiến ngày đánh giá lại, ghi vào Sổ theo dõi cac phiếu báo cáo sự KPH.

Chú ý: Ban chỉ đạo ISO lưu 01 bản gốc và phô tô cho các bộ phận có liên quan

 

 

Trưởng Đoàn đánh giá

 

 

 

 

 

 

 

 

 

QT-ISO -03/BM 06

5

Theo dõi kết quả thực hiện HĐKPPN:

a) Theo dõi HĐKP

Đại diện lãnh đạo chất lượng tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện khắc phục đã nêu trong phiếu CAR theo đúng thời hạn đã đề ra.

b) Thực hiện HĐPN

- Lãnh đạo phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra các thành viên phụ trách lĩnh vực được phân công thực hiện các hoạt động khắc phục đã nêu trong các phiếu CAR theo đúng thời hạn đã đề ra.

- Căn cứ vào ngày dự kiến đánh giá lại, cử chuyên gia đánh giá lại đi kiểm tra lại kết quả thực hiện các biện pháp và hiệu lực các hoạt động khắc phục.

       + Nếu các bộ phận đã thực hiện xong  và có hiệu lực thì phải đóng phiếu CAR và hủy phiếu CAR bản photocopy;

       + Nếu các đơn vị chưa thực hiện xong hoặc thực hiện chưa có hiệu lực thì vẫn đóng phiếu CAR cũ và mở phiếu CAR mới về vấn đề còn tồn tại.

- Đại diện lãnh đạo chất lượng cập nhât kết quả thực hiện vào Sổ theo dõi báo cáo sự KPH.

- Đại diện lãnh chất lượng căn cứ và kết quả đánh giá, báo cáo Chủ tịch có thể điều chỉnh kế hoạch đánh giá năm cho phù hợp của ...................

QMR, Trưởng các đơn vị và người có liên quan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

QT-ISO -03/BM 06

 

 

VI. BIỂU MẪU

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

  1.  

QT-ISO -03/BM 01

Chương trình đánh giá nội bộ

  1.  

QT-ISO -03/BM 02

Kế hoạch đánh giá nội bộ

  1.  

QT-ISO -03/BM 03

Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá

  1.  

QT-ISO -03/BM 04

Báo cáo sự KPH

  1.  

QT-ISO -03/BM 05

Báo cáo tổng hợp đánh giá

  1.  

QT-ISO -03/BM 06

Phiếu theo dõi sự không phù hợp

 

VII. LƯU TRỮ

TT

PL

Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)

Mã số

Thời gian lưu trữ

Bộ phận lưu trữ

  1.  

 

Chương trình đánh giá nội bộ

QT-ISO -03/BM 01

05 năm

 

  1.  

 

Kế hoạch đánh giá nội bộ

QT-ISO -03/BM 02

 

 

  1.  

 

Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá

QT-ISO -03/BM 03

 

 

  1.  

 

Báo cáo sự KPH

QT-ISO -03/BM 04

 

 

  1.  

 

Báo cáo tổng hợp đánh giá

QT-ISO -03/BM 05

 

 

  1.  

 

Phiếu theo dõi sự không phù hợp

QT-ISO -03/BM 06

 

 

 

 

 

 

 

 

VIII. PHỤ LỤC          

TT

Mã số

Tên biểu mẫu

  1.  

QT-ISO -03/BM 01

 

  1.  

QT-ISO -03/BM 02

 

  1.  

QT-ISO -03/BM 03

 

  1.  

QT-ISO -03/BM 04

 

  1.  

QT-ISO -03/BM 05

 

  1.  

QT-ISO -03/BM 06

 

 

 

Tập tin đính kèm:
Các tin khác
Xem tin theo ngày  
Thống kê truy cập
Truy câp tổng 6.815.698
Truy câp hiện tại 2.173