1. Lý do chọn đề tài, sáng kiến
1.1. Tính cấp thiết
Hiện nay toàn tỉnh có 2.641 thủ tục hành chính (TTHC) thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, các sở, ngành cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Hiện nay, 2.641 TTHC được cung cấp trên trang https://dichvucong.thuathienhue.gov.vn/, trong đó: có 2 dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) đạt mức độ 1; 324 DVCTT đạt mức độ 2; 933 DVCTT mức độ 3 và 1.382 DVCTT mức độ 4.
Tại Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 của tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành kèm theo Quyết định số 2243/QĐ-UBND ngày 10/9/2021 của UBND tỉnh đề ra nhiệm vụ“.... Tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 trên tổng số hồ sơ đạt tối thiểu 50%”. Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và công dân, tổ chức tham gia giao dịch điện tử được xem là một trong những chìa khóa trong xây dựng chính phủ điện tử, tuy nhiên, thời gian qua công tác tuyên truyền những tiện ích của DVCTT mức độ 3, mức độ 4 vẫn chưa đem lại hiệu quả tích cực, tỷ lệ người dân nộp hồ sơ TTHC mức độ 3, mức độ 4 vẫn còn thấp. Việc chọn hình thức tuyên truyền về DVCTT mức độ 3, mức độ 4, đưa ra các biện pháp thiết thực để hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ TTHC ở mức độ 3, mức độ 4 phù hợp với thực tiễn trở nên cấp thiết. Do đó, sáng kiến “Thành lập đội xung kích tuyên truyền, hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4” để góp phần thay đổi nhận thức và cách thức nộp hồ sơ truyền thống sang nộp hồ sơ trực tuyến, góp phần tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của của người dân, đồng thời giảm bớt áp lực số hóa hồ sơ để tạo cơ sở dữ liệu TTHC cho đội ngũ cán bộ, công chức.
1.2.Tính đổi mới của đề tài, sáng kiến
Điểm mới là việc đề xuất thành lập đội xung kích tuyên truyền lưu động (đổi mới cách thức tuyên truyền), về tận UBND xã, phường, thị trấn, nhà văn hóa thôn, tổ dân phố để tuyên truyền cho người dân; nội dung tuyên truyền gần gũi hơn, có hình ảnh, hướng dẫn các thao tác thực hiện mang tính trực quan và có ví dụ cụ thể. Bên cạnh đó, việc thành lập đội xung kích đến tận nhà dân, thành lập điểm hướng dẫn tại Nhà văn hóa thôn, tổ dân phố hoặc tại Trung tâm phục vụ hành chính công (TTPVHCC) tỉnh, Trung tâm hành chính công (TTHCCC) cấp huyện và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại (BPTNTKQ) cấp xã để hướng dẫn, hỗ trợ người dân trong suốt quá trình người dân tìm hiểu TTHC, chuẩn bị hồ sơ, số hóa hồ sơ và nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4, những sáng kiến này từ trước đến nay chưa được thực hiện trên địa bàn tỉnh.
2. Giải quyết vấn đề
2.1. Thực trạng và những vấn đề cần phải được giải quyết
a) Thực trạng
- Các hình thức tuyên truyền về dịch vụ hành chính công, DVCTT thông qua các bài viết đăng tải trên các tạp chí, trên các phương tiện thông tin đại chúng do chưa phân loại đối tượng để có nội dung tuyên truyền phù hợp nên chưa mang lại nhiều hiệu quả.
- Người dân, tổ chức chưa có những hiểu biết về dịch vụ hành chính công và chưa nắm được cách thức nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4.
- Tỷ lệ hồ sơ TTHC được nộp ở mức độ 3, mức độ 4 tại TTPVHCC, TTHCC cấp huyện và BPTNTKQcấp xã vẫn còn thấp.Theo số liệu thống kê tại phần mềm Xử lý dịch vụ công tập trung của tỉnh thì từ ngày 01/01/2020 đến ngày 13/7/2022 số hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 được TTHCC huyện Quảng Điền tiếp nhận là 6.146/22.656 hồ sơ (27,12%); BPTNTKQ cấp xã trên địa bàn huyện tiếp nhận là 102/44.946 hồ sơ (0,23%).
b) Những vấn đề cần phải được giải quyết
- Cần có nội dung, hình thức tuyên truyền phù hợp với từng đối tượng để người dân tiếp cận dễ dàng hơn với DVCTT và hướng dẫn cụ thể cách nộp hồ sơ TTHC ở mức độ 3, mức độ 4 để người dân dễ dàng thực hiện.
- Nâng cao tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 để đạt được mục tiêu đã đề ra tại Kế hoạch CCHC giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 của tỉnh (tối thiểu 50% trên tổng số hồ sơ).
2.2. Giải pháp, biện pháp để giải quyết vấn đề đặt ra
- Thành lập đội xung kích tuyên truyền lưu động về dịch vụ hành chính công, DVCTT, hướng dẫn cách thức nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4.
- Thành lập 01 đội xung kích từ 3-5 người ngồi tại TTPVHCC tỉnh, TTHCC cấp huyện, BPTNTKQ cấp xã để hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ.
- Thành lập 01 đội xung kích từ 4-6 người về tại địa bàn dân cư để đặt các điểm hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ.
- Thành lập 01 đội xung kích từ 4-6 người về tận nhà để hỗ trợ người dân nộp hồ sơ (Đối tượng đội hỗ trợ là người già, người neo đơn, người khuyết tật, người có hoàn cảnh khó khăn).
2.3. Khả năng ứng dụng: Đối tượng và phạm vi ứng dụng
a) Đối tượng:
+ Đối tượng tuyên truyền: Người dân từ 18 đến 40 tuổi, tuy nhiên tùy vào khả năng tiếp cận các phần mềm, ứng dụng công nghệ nên đối tượng có thể sẽ được mở rộng hơn.
+ Đối tượng hỗ trợ thực hiện việc nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 là tất cả những người dân, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu nộp hồ sơ.
b) Phạm vi: Toàn tỉnh.
2.4. Hiệu quả (có số liệu cụ thể để chứng minh)
Sáng kiến chỉ mới được thử nghiệm giai đoạn ban đầu, cụ thể bắt đầu thực hiện hoạt động tuyên truyền lưu động và hướng dẫn cách thức nộp hồ sơ TTHC ở mức độ 3, mức độ 4 cho người dân vào ngày 13/7/2022 tại UBND xã Quảng An và ngày 14/8/2022 tại UBND xã Quảng Thái. Qua thời gian thực hiện nhận thấy tỷ lệ hồ sơ TTHC do người dân nộp trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 đã tăng từ 5 hồ sơ lên 138 hồ sơ. Do chỉ mới thực hiện hoạt động tuyên truyền lưu động, đồng thời do mới thử nghiêm tại 02 xã trên địa bàn huyện Quảng Điền nên kết quả còn khiêm tốn, tuy nhiên tin tưởng rằng khi được cấp có thẩm quyền ủng hộ, triển khai đồng bộ thì hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn nhiều.
2.5. Các giải pháp, biện pháp để triển khai
- Tuyển chọn nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực để hình thành các đội xung kích cần tập trung vào Đoàn viên thanh niên có trình độ, năng lực, đã có kinh nghiệm trong giải quyết các TTHC như: Người trực tiếp công tác tại TTPVHCC tỉnh, TTHCC cấp huyện và BPTNTKQ cấp xã; là sinh viên mới ra trường, sinh viên đang học Trung cấp, Cao Đẳng, Đại học.
- Đào tạo nguồn nhân lực: Đội ngũ Đoàn viên thanh niên tham gia các đội thanh niên xung kích cần được đào tạo một số kiến thức và kỹ năng sau:
+ Về kiến thức: Các quy định về TTHC và việc thực hiện các TTHC; DVCTT mức độ 1, mức độ 2, mức độ 3 và mức độ 4; Cách thức đăng ký để thực hiện các TTHC ở các mức độ; Các kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, Internet và các ứng dụng trong đăng ký, giải quyết các TTHC.
+ Về kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp, tư vấn; làm việc nhóm; tiếp xúc cộng đồng.
- Các điều kiện về cơ sở vật chất để đưa đội Thanh niên xung kích vào hoạt động
- Đối với đội xung kích tuyên truyền: Xây dựng Kế hoạch và chuẩn bị các điều kiện về máy chiếu, máy tính,... để thực hiện việc tuyên truyền lưu động.
- Đối với đội xung kích hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4:
+ Xây dựng Kế hoạch cụ thể, đưa ra các phương án bố trí vị trí làm việc của đội xung kích, số lượng thành viên các đội xung kích, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
+ Việc số hóa hồ sơ có thể thực hiện thông qua các phần mềm Scan tài liệu miễn phí như: Microsoft Office Lens, CamScanner, Fast Scanner,... và có thể thực hiện hoàn toàn trên điện thoại thông minh; Việc nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, 4 được thực hiện khá dễ dàng thông qua App Hue-S hoặc thông qua trang https://dichvucong.thuathienhue.gov.vn/; Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng hỗ trợ, phục vụ và tùy số lượng người dân giao dịch thì có thể bố trí 01 máy tính có kết nối Internet, 01 máy Scan tại các điểm hướng dẫn, hỗ trợ để phục vụ cho việc hướng dẫn người dân đăng ký tài khoản, tra cứu thông tin và nộp hồ sơ TTHC.
+ Tăng cường tuyên truyền thông qua tờ rơi, tờ gấp về các bước nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4.
3. Kết luận
Tin tưởng rằng nếu những giải pháp mang tính đồng bộ từ tuyên truyền trực quan để nâng cao nhận thức, đến việc thành lập đội xung kích hướng dẫn, hỗ trợ người dân trong suốt quá trình tiềm hiểu TTHC, chuẩn bị hồ sơ, số hóa hồ sơ và nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 được đưa vào thực tiễn sẽ góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan công quyền, nâng cao tỷ lệ người dân nộp hồ sơ TTHC trực tuyến mức độ 3, mức độ 4, qua đó giúp giảm thời gian, công sức của người dân trong việc thực hiện các TTHC, tránh tệ nhũng nhiễu, quan liêu, phiền hà từ một bộ phận cán bộ công quyền; tăng tính công khai, minh bạch của TTHC; nâng cao trách nhiệm, trình độ chuyên môn và kiến thức về công nghệ thông tin của cán bộ, công chức được phân công xử lý hồ sơ, TTHC…, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội./.