Hiện nay, nhu cầu ban hành VBQPPL và VBHC để giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội cụ thể ở địa phương, là rất lớn. Luật ban hành VBQPPL ngày 22 tháng 6 năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành VBQPPL ngày 18 tháng 06 năm 2020 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư là những văn bản quan trọng, trong đó quy định đầy đủ về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành VBQPPL, VBHC của các cấp nói chung và đối với hoạt động quản lý điều hành ở địa phương nói riêng. Thực tế cho thấy công tác ban hành VBQPPL và VBHC bên cạnh những kết quả tích cực thì quá trình ban hành vẫn còn những hạn chế trong quy trình thực hiện, ban hành văn bản sai thẩm quyền, thiếu sót về mặt thể thức, những hạn chế, thiếu sót có lúc ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương, để hạn chế những hạn chế nêu trên, tác giả xin giới thiệu một số quy định liên quan đến quy trình xây dựng và ban hành VBQPPL và VBHC của UBND cấp huyện.

      1. Quy trình xây dựng và ban hành VBQPPL của UBND huyện

      Để tham mưu UBND Huyện xây dựng, ban hành quyết định theo Điều 30 của Luật Ban hành VBQPPL 2015 (được sửa đổi bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung năm 2020), các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện phải trình Chủ tịch UBND Huyện xem xét, quyết định trước, sau đó mới soạn thảo quyết định. Đề nghị xây dựng quyết định phải đảm bảo quy định, cụ thể: Phải nêu rõ tên gọi, sự cần thiết ban hành, đối tượng, phạm vi điều chỉnh, nội dung chính của quyết định, dự kiến thời gian ban hành, cơ quan chủ trì soạn thảo. Đối với quyết định quy định những vấn đề được giao quy định chi tiết, cơ quan đề xuất phải rà soát VBQPPL do cơ quan nhà nước trung ương và nghị quyết của Hội đồng nhân dân (HĐND) cùng cấp để xác định rõ nội dung, phạm vi giao cụ thể.

      Trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành quyết định của UBND huyện Nếu được Chủ tịch UBND Huyện đồng ý với đề nghị xây dựng quyết định (phân công cơ quan chủ trì soạn thảo quyết định) thì cơ quan được phân công chủ trì soạn thảo phải tiến hành xây dựng và trình UBND Huyện xem xét, thông qua dự thảo quyết định. Hồ sơ dự thảo quyết định trình UBND Huyện theo quy định, gồm: Tờ trình UBND Huyện về dự thảo quyết định theo Mẫu số 03 - Phụ lục V kèm theo Nghị định số 154/2020/NĐ-CP; Dự thảo quyết định (theo Mẫu số 22, 23, 37 - Phụ lục I kèm theo Nghị định số 154/2020/NĐ-CP); Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý của cơ quan, tổ chức, cá nhân (đơn vị góp ý, nội dung góp ý, tiếp thu và giải trình ý kiến góp ý), bản chụp ý kiến góp ý; Báo cáo thẩm định; Báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định (những nội dung đã tiếp thu và chỉnh sửa theo ý kiến thẩm định; những nội dung khác với ý kiến thẩm định, lý do); Tài liệu khác (nếu có).

      Để xây dựng được 01 bộ hồ sơ dự thảo quyết định trình UBND Huyện như nêu trên, cơ quan được phân công chủ trì soạn thảo phải tiến hành trình tự, thủ tục từ Điều 138 đến Điều 141 Luật Ban hành VBQPPL năm 2015 gồm 05 bước cụ thể như sau:

        Bước 1: Soạn thảo quyết định

      a) Phân công soạn thảo, chỉ đạo việc soạn thảo: Chủ tịch UBND Huyện phân công và trực tiếp chỉ đạo cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện soạn thảo.

      b) Tổ chức soạn thảo: Cơ quan chủ trì soạn thảo phải thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Điều 138 và Điều 139 Luật Ban hành VBQPPL năm 2015 và khoản 43 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung năm 2020, gồm có:

      - Khảo sát, đánh giá thực trạng quan hệ xã hội ở địa phương; nghiên cứu đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của HĐND cùng cấp và tài liệu có liên quan đến dự thảo quyết định.

      - Xây dựng dự thảo và tờ trình dự thảo quyết định.

      - Đánh giá tác động của thủ tục hành chính trong trường hợp được luật, nghị quyết của Quốc hội giao quy định thủ tục hành chính; đánh giá tác động về giới (nếu có).

      - Tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến, chỉnh lý hoàn thiện dự thảo quyết định.

      Bước 2: Lấy ý kiến về dự thảo quyết định Thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 138 Luật Ban hành VBQPPL năm 2015, cụ thể như sau:

      - Cơ quan chủ trì soạn thảo tổ chức lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan. Trong trường hợp lấy ý kiến của đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của quyết định thì cơ quan lấy ý kiến có trách nhiệm xác định những vấn đề cần lấy ý kiến và bảo đảm ít nhất là 07 ngày kể từ ngày tổ chức lấy ý kiến để các đối tượng được lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản.

      - Cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo văn bản.

      Bước 3: Thẩm định dự thảo quyết định Cơ quan soạn thảo có trách nhiệm gửi dự thảo quyết định đến Phòng Tư pháp để thẩm định trước khi trình UBND Huyện.

      - Cơ quan thực hiện: Phòng Tư pháp có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ quy định tại Điều 139 của Luật Ban hành VBQPPL năm 2015 (đượ sửa đổi, bổ sung tại khoản 43 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung năm 2020).

      - Hồ sơ gửi thẩm định theo khoản 2 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung năm 2020, gồm có: Tờ trình UBND Huyện về dự thảo quyết định theo Mẫu số 03 - Phụ lục V kèm theo Nghị định số 154/2020/NĐ-CP; Dự thảo quyết định (theo Mẫu số 22, 23, 37 - Phụ lục I kèm theo Nghị định số 54/2020/NĐ-CP).

      - Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý của cơ quan, tổ chức, cá nhân (đơn vị góp ý, nội dung góp ý, giải trình và tiếp thu ý kiến góp ý; bản chụp ý kiến góp ý; Tài liệu khác (nếu có). Chậm nhất là 20 ngày trước ngày UBND họp, cơ quan chủ trì soạn thảo phải gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến Phòng Tư pháp để thẩm định.

      - Thời gian và nội dung thẩm định: 15 ngày kể từ ngày Phòng Tư pháp nhận đủ hồ sơ gửi thẩm định và nội dung thẩm định theo quy định tại khoản 3 Điều 1 của Luật sửa đổi, bổ sung năm 2020.

      - Trách nhiệm của cơ quan chủ trì soạn thảo: Phải giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo quyết định, đồng thời gửi báo cáo giải trình, tiếp thu kèm theo dự thảo văn bản đã được chỉnh lý đến Phòng Tư pháp khi trình UBND Huyện dự thảo quyết định.

      Bước 4: UBND Huyện xem xét, thông qua dự thảo quyết định

      - Hồ sơ dự thảo quyết định trình UBND Huyện: Gồm hồ sơ như Bước 03 và Báo cáo thẩm định; báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định. Cơ quan chủ trì soạn thảo gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến UBND Huyện chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày UBND họp để chuyển đến các thành viên UBND.

      - Trình tự xem xét, thông qua dự thảo quyết định của UBND Huyện được thực hiện theo Điều 141 của Luật Ban hành VBQPPL năm 2015, như sau: Đại diện cơ quan soạn thảo trình bày dự thảo quyết định; Đại diện Phòng Tư pháp phát biểu về việc giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định; UBND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định; Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành; Chủ tịch UBND ký ban hành quyết định.

      Bước 5: Đăng Công báo Thực hiện theo khoản 3 Điều 150 của Luật Ban hành VBQPPL 2015, như sau:

      - Văn bản QPPL của UBND Huyện phải được niêm yết công khai và phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương. Thời gian và địa điểm niêm yết công khai do Chủ tịch UBND Huyện quyết định.

      - Quyết định của UBND Huyện được niêm yết tại trụ sở UBND Huyện.

      - Quyết định UBND Huyện được niêm yết là văn bản chính thức. Trường hợp có sự khác nhau giữa quyết định đã được niêm yết và văn bản từ nguồn khác thì sử dụng văn bản được niêm yểt.

      2. Quy trình xây dựng và ban hành VBHC của UBND huyện

      Bước 1. Soạn thảo văn bản

      - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

      - Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

      - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

      - Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

      Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản

      - Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

      - Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

      Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

      - Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.

     - Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

      Bước 4. Ký ban hành văn bản

      - Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

      - Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

      - Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

      - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

      - Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

      - Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

      - Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư