Để chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả công tác quản lý sử dụng con dấu và chủ động phòng ngừa, kịp thời phát hiện, xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về con dấu, ngày 01/10/2024, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Công văn số 10441/UBND-NC yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố Huế và người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng con dấu trên địa bàn thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:

Đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị có sử dụng con dấu: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về con dấu, trọng tâm là: Thực hiện rà soát, ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình (liên hệ Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh để được hướng dẫn). Khi phát hiện mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan Công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất; trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại, trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó. Khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi Giấy đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó. Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó.

Cơ quan có thẩm quyền khi ra quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ; quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên; quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động; quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động thì trong quyết định phải ghi rõ thời hạn cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và đồng thời gửi quyết định cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu biết để thu hồi con dấu theo quy định.

Nghiêm cấm các hành vi vi phạm như: làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả; mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng; cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký; không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu; mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động; chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu; sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu; sửa chữa làm sai lệch nội dung, thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền; không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền; lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan đến con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích họp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Công an tỉnh phối hợp các đơn vị địa phương và cơ quan sử dụng con dấu tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả việc giải quyết thủ tục hành chính trên lĩnh vực con dấu qua Cổng dịch vụ công đảm bảo nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức; tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, xử lý vi phạm theo quy định. Quản lý chặt chẽ cơ sở sản xuất con dấu và cơ sở dữ liệu về con dấu; thực hiện các biện pháp nghiệp vụ theo dõi, nắm tình hình để phòng ngừa, phát hiện, điều tra làm rõ, xử lý nghiêm các trường hợp sản xuất con dấu sai quy định và các hành vi vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, đặc biệt là các vụ làm giả hồ sơ, giấy tờ, tài liệu.